Titolo della proposta progettuale

“Razom z Ukrainoiu zavzhdy – iniziativa di emergenza a sostegno della popolazione colpita dal confitto in Ucraina, nelle regioni di Ivano Frankivsk, Chernivtsi, Odessa, Mykolaiv, Dnipro, Kharkiv”

Termini di riferimento

Posizione: RESPONSABILE AMMINISTRATIVO/PROCUREMENT OFFICER

Contesto lavorativo

FOCSIV è la Federazione Organismi Cristiani Servizio Internazionale Volontario, di cui ad oggi fanno parte 87 Associazioni presenti in oltre 80 Paesi del mondo. La Federazione offre il proprio sostegno nella realizzazione di progetti di sviluppo nei settori sociosanitario, agricolo‐alimentare, educativo‐formativo, di difesa dei diritti umani, di tutela dell’infanzia e dell’adolescenza, della parità di genere e di rafforzamento istituzionale. FOCSIV ha promosso iniziative nel canale dell’emergenza e dello sviluppo in differenti Paesi. Gli interventi della Federazione hanno l’intento di migliorare le condizioni di vita delle categorie più vulnerabili e di rafforzare la stabilità sociale delle popolazioni meno integrate. 

Nell’implementazione dell’iniziativa “Razom z Ukrainoiu zavzhdy – iniziativa di emergenza a sostegno della popolazione colpita dal confitto in Ucraina, nelle regioni di Ivano Frankivsk, Chernivtsi, Odessa, Mykolaiv, Dnipro, Kharkiv” – AID 012832/01/0, FOCSIV offrirà il proprio contributo nel garantire assistenza umanitaria multisettoriale salvavita alla popolazione vittima della crisi umanitaria in corso,  con particolare attenzione alle categorie in condizione di maggiore vulnerabilità (donne, minori, anziani, PWDs), attraverso la fornitura di beni e servizi essenziali nelle aree colpite dal conflitto e nelle località limitrofe al conflitto, ad alta presenza di sfollati interni.

Titolo della proposta di progetto

Razom z Ukrainoiu zavzhdy – iniziativa di emergenza a sostegno della popolazione colpita dal confitto in Ucraina, nelle regioni di Ivano Frankivsk, Chernivtsi, Odessa, Mykolaiv, Dnipro, Kharkiv.

Soggetto/i proponente/i

FOCSIV, capofila e mandatario, ARCS, Condivisione fra i Popoli, IBO Italia, Missione Calcutta, enti proponenti mandanti.

Località

Ucraina, regioni di Ivano Frankivska, Chernivetska, Odessa, Mykolaiv, Dnipro, Kharkiv.

Durata incarico

12 mesi.

Referenti

Capo Progetto, Desk amministrativo in Italia.

Obiettivo

Il candidato si occuperà dell’implementazione e del monitoraggio degli aspetti amministrativi e finanziari concernenti le attività di progetto in capo a FOCSIV e a tutti i partner internazionali e/o locali, nonché di valutare e analizzare gli aspetti contabili dei report finanziari da presentare al donatore, secondo le regole dell’AICS. Il Responsabile Amministrativo/Procurement Officer sarà responsabile della gestione delle operazioni finanziarie complessive, del procurement (processo di approvvigionamento dei beni, servizi e lavori), del monitoraggio delle spese, della rendicontazione e della gestione dei flussi di cassa, della preparazione dei bilanci, in supporto al Capo Progetto.

Principali responsabilità

Il Responsabile Amministrativo/Procurement Officer è responsabile di:

• Preparare rapporti finanziari mensili e trimestrali da presentare al Capo Progetto, secondo le regole dell’AICS;
• Monitorare le spese, prevedere e riferire tempestivamente, secondo le proiezioni dei flussi di cassa e in conformità con le linee guida in materia di gestione finanziaria;
• Preparare e presentare le richieste di pagamento al Capo Progetto;
• Preparare e aggiornare i rendiconti dei flussi di cassa;
• Garantire la conformità, rispettando le regole del donatore, e i requisiti di rendicontazione finanziaria;
• Assicurarsi che il personale rispetti le linee guida finanziarie e i livelli di approvazione;
• Esaminare lo strumento di monitoraggio finanziario mensile per garantire il controllo e la gestione del budget;
• Interfacciarsi con le risorse umane e la logistica su vari elementi e processi finanziari relativi alle attività del progetto;
• Verificare con attenzione le spese e i pagamenti a fornitori in base ai piani e ai processi di approvvigionamento approvati, alle richieste di acquisto e agli ordini di acquisto;
• Responsabile dell’utilizzo, del flusso e dell’archiviazione di moduli e documenti numerati durante le transazioni;
• Supportare il team gestionale nella preparazione del budget e nella eventuale rielaborazione in base ai possibili cambiamenti nei piani del progetto;
• Consolidare i rapporti finanziari ai fini della rendicontazione da presentare al per l’uso da parte del contabile del donatore nella preparazione dei rapporti finanziari del donatore
• Preparare le buste paga mensili e tutte le indennità relative secondo le dichiarazioni di legge;
• Assicura l’attuazione delle procedure d’approvvigionamento;
• Redigere e aggiornare periodicamente il Procurement Plan (predisposto dai vari partner internazionali di progetto) utile a categorizzare e differenziare le diverse modalità d’acquisto in linea con quanto stabilito dalle regole del donatore e in conformità con le procedure di FOCSIV;
• Preparare un calendario annuale per la pianificazione delle procedure d’acquisto;
• Implementare il processo d’approvvigionamento in ogni fase:

– predisposizione dei documenti (Lettera d’Invito e Contratti);

– individuazione e invito dei fornitori

– valutazione delle offerte e analisi comparativa

– eventuale negoziazione

– stipula dei contratti di fornitura.

• Monitorare il rispetto delle clausole contrattuali in collaborazione con i dipartimenti interessati;
• Garantire una continua mappatura del mercato locale e la valutazione dei fornitori disponibili, verificando la sussistenza dei requisiti qualitativi, logistici e finanziari, al fine di implementare una Vendor List all’interno della quale individuare i soggetti da invitare alle procedure di affidamento delle forniture;
• Archiviare correttamente tutti i documenti di gara, in collaborazione con il capo progetto e assistente amministrativo;
• Adempiere a qualsiasi altro compito assegnato dalla direzione e che corrisponda in generale alle caratteristiche di questa posizione.

REQUISITI

Conoscenze

• Laurea in Discipline Economiche o affini, conseguita da almeno 3 anni;
• Laurea magistrale/Master in Management, Procurement o equivalente costituirà un plus;
• Una certificazione professionale in contabilità costituirà ulteriore requisito preferenziale;
• 3 anni di esperienza professionale;
• Esperienza professionale in un contesto di ONG sarà considerato un vantaggio;
• Capacità di calcolo e buone competenze informatiche;
• Pregressa esperienza nella gestione delle procedure d’acquisto (sopra i 60 mila euro) di almeno 2 anni continuativi;
• Consolidata conoscenza delle procedure d’acquisto dei maggiori donatori internazionali (ECHO, UN OCHA, UE)
• Familiarità con la legislazione dei regolamenti relativi agli appalti;
• Comprensione dei termini e delle condizioni contrattuali standard per mitigare il rischio legale;
• Ottima conoscenza del pacchetto Office, in particolare Microsoft Excel;
• Ottima conoscenza della lingua ucraina scritta e parlata;
• Conoscenza fluente dell’inglese (livello C1)

Competenze

• Capacità di stabilire le priorità di lavoro per rispettare scadenze con una supervisione minima e di adattarsi a situazioni in costante cambiamento, mantenendo l’attenzione rispetto alle tempistiche e l’efficienza del lavoro assegnato;
• Buona capacità di pensiero analitico e concettuale, con un comprovato approccio proattivo;
• L’aver maturato esperienza nella gestione degli acquisti sul campo costituirà un plus;
• Eccellenti doti negoziali e capacità di relazione e gestione dei fornitori;
• Attenzione ai dettagli ed eccellenti capacità di comunicazione.

Capacità tecniche e psico-attitudinali

• Ottime capacità comunicative e interpersonali;
• Buone capacità analitiche e di risoluzione dei problemi;
• Solide capacità organizzative e capacità di lavorare in autonomia;
• Capacità di lavorare in team e di confrontarsi con contesti multiculturali;
• Affidabilità, puntualità e riservatezza.

I candidati interessati possono presentare la propria candidatura inviando all’ indirizzo e-mail  focsiv@focsiv.it  la seguente documentazione,  indicando nell’oggetto della mail “: RESPONSABILE AMMINISTRATIVO/PROCUREMENT OFFICER – Ucraina”:

• CV aggiornato in italiano e/o inglese con l’autorizzazione al trattamento dei dati personali (Reg. UE 2016/679 – GDPR) 
• Lettera motivazionale in italiano/inglese che riporti in modo chiaro e sintetico perché si ritiene la propria candidatura sia in linea con la posizione offerta e almeno 2 referenze complete (nome, cognome, ruolo, e-mail e numero di telefono).  

Scadenza invio candidature: 15 dicembre 2023

Per maggiori informazioni sulla vacancy, controllare il testo completo della figura richiesta al seguente allegato.