PROCUREMENT OFFICER – RESPONSABILE RENDICONTI

Ruolo: Procurement Officer e Responsabile Rendiconti

Regione – Sede: Milano, con possibili missioni estero

Data di inizio contratto: aprile 2024

Stipendio: da definire in base all’esperienza pregressa dimostrata

Tipo di contratto: collaborazione part-time

Durata del contratto 12 mesi, rinnovabili

Descrizione del ruolo:

Seppure assunta nel quadro dell’Ufficio Amministrativo con sede a Milano, si tratta di una figura amministrativa che supporta lo staff dei Progetti di Cooperazione Internazionale in tutte le fasi della preparazione dei dossier che compongono i procurement secondo le PRAG dell’Unione Europea, i Manuali di Rendicontazione di AICS e delle sue sedi estere, i regolamenti di altri donors italiani e internazionali. In quanto tale, dialoga e si coordina con i Regional Managers (stanziati c/o l’HQ) e con i PM (stanziati nei paesi esteri).

Nell’ambito della rendicontazione rappresenta il collegamento tra il settore Progetti e l’area Amministrazione della ONG, con responsabilità diretta nel controllo contabile e predisposizione dei rendiconti per i finanziatori.

Riporta al Direttore di CELIM.

Compiti e responsabilità

PROCUREMENT

• Controlla la correttezza dei Piani di Acquisto (Purchase Plan) redatti dai Regional Manager, identificando la giusta procedura di acquisto per ciascuna voce di budget;
• Redige i documenti che compongono il dossier di procurement secondo le indicazioni e specifiche tecniche che vengono fornite dai Regional Manager e dai PM;
• Supervisiona la correttezza della procedura di acquisto in tutte le sue fasi, ivi incluso il corretto processo di valutazione delle offerte;
• Controlla la completezza e qualità dei supporting documents che compongono una procedura e li archivia sulla piattaforma Cloud di CELIM;
• Esegue missioni presso le sedi estero di CELIM ai fini del controllo dei supporting documents in versione cartacea e la loro corretta archiviazione;
• Supporta l’Ufficio amministrativo e i Regional Managers durante le valutazioni amministrative da parte dei donors;
• Aggiorna le policy di procurement dell’organizzazione insieme al Coordinatore dei Progetti Estero su richiesta del Direttore di CELIM;
• Al bisogno, organizza sessioni di aggiornamento ai colleghi rispetto alle novità nei regolamenti di procurement introdotti dai vari donors.

RENDICONTI

• Controlla la correttezza della contabilità (Italia e loco) dei progetti;
• Controlla la correttezza dello stato di avanzamento delle spese dei progetti;
• Gestisce lo scadenzario rendiconti;
• Predispone la documentazione relativa alla rendicontazione progetti;
• Si interfaccia con il revisore esterno durante l’audit del rendiconto;
• Si occupa di essere referente nei confronti dei finanziari per la parte amministrativo/contabile dei rendiconti.

Requisiti:

• Formazione amministrativa/contabile rilevante al ruolo o al settore;
• Pregressa esperienza nella redazione di procurement internazionali;
• Pregressa esperienza nella gestione e redazione di rendiconti per i principali finanziatori;
• Ottima conoscenza delle procedure amministrative di AICS – Bando OSC 2020, delle PRAG UE;
• Buona conoscenza della gestione operativa dei progetti di cooperazione AICS e UE;
• Ottima conoscenza scritta e parlata della lingua inglese.

Inoltre è preferibile, ma non dirimente:

• La conoscenza di procedure amministrative di altri donatori internazionali e italiani, incluse le procedure nel quadro della gestione di fondi di emergenza;
• La conoscenza di una seconda lingua tra portoghese e francese.

Inviare CV con referenze, autorizzazione firmata al trattamento dei dati personali e lettera motivazionale indicando Nome e Cognome del candidato nei file in pdf, entro e non oltre il 29/02/2024 al seguente indirizzo mail: ssf@celim.it